Jeden z najtrudniejszych zawodów świata – Asystentka.
Czym zajmuje się Asystentka i jakie musi mieć cechy?
Tak, tak! Dobrze przeczytaliście. Gdy słyszymy słowo „Asystentka” to kojarzy się nam ono z byciem sekretarką, podawaniem kawy itd. Prawda jest jednak taka, że to zwykły stereotyp. W dzisiejszych czasach Asystentka nie równa się sekretarce. Nie chcę tu umniejszać pracy jaką wykonują sekretarki, ponieważ to jest także ciężki kawałek chleba, po prostu chcę opisać zawód Asystentki, który jednak sporo się różni. Asystentka jest mimo wszystko osobą, która może poszczycić się ogromnym zaufaniem u swojego pracodawcy. Jest to taka biurowa „złota rączka”, która potrafi wykonać każde zadanie, bez względu na to, czy chodzi o wykonanie trudnej analizy rynku czy zamówienie biletu na samolot dla szefa.
Kiedyś ktoś zatrudniając mnie powiedział, że Asystentka jest na liście najtrudniejszych zawodów świata, do których bardzo trudno jest znaleźć odpowiednią osobę. Bardzo mnie to zaintrygowało, ale po czasie rozumiem, dlaczego tak właśnie jest. Pewnych rzeczy oczywiście można się nauczyć, ale żeby zostać Asystentką trzeba posiadać pewien zestaw cech.
A zatem, jakie cechy musi posiadać Asystentka?
Są to między innymi:
– bardzo dobra, wręcz nadzwyczajna organizacja czasu i pracy – nie tylko swojego ale także szefa,
– uczciwość i lojalność – chyba nie trzeba nic dodawać, kto by nie chciał mieć takiego pracownika,
– odpowiedzialność – trzeba być osobą, na której zawsze można polegać i która wykona swoje zadanie od A do Z (i to w założonym czasie),
– dyskrecja – czasem jest wymagana, jeśli trzeba załatwić coś ze spraw prywatnych szefa, albo polityka firmy tego wymaga,
– bardzo dobra znajomość obsługi komputera oraz pakietu Office, ale także ksera, drukarki czy faxu,
– znajomość języków obcych – a chociażby jednego w stopniu co najmniej komunikatywnym,
– wysoka kultura osobista – żeby nikt się za nas nie wstydził np. na kolacji służbowej czy na targach,
– zaangażowanie i pracowitość – jeśli trzeba wykonać zadanie na wczoraj, gdy czasem trzeba zostać po godzinach,
– terminowość,
Uf… trochę tego jest. Ale niestety, żeby odnaleźć się w tej pracy, takie cechy trzeba posiadać.
Co jeszcze:
– umiejętność priorytetyzacji zadań – bardzo ważna cecha, która jest tak naprawdę kluczowa przy organizacji całego dnia/tygodnia/miesiąca pracy,
– determinacja w dążeniu do celu – czasem trzeba stanąć na głowie i dokonać niemożliwego, żeby wykonać zlecenie na czas i z zamierzonym skutkiem,
– komunikatywność oraz znajomość technik dobrej obsługi klienta – nie bać się złapać za słuchawkę i zadzwonić do klienta gdy sytuacja tego wymaga,
– dbałość o dobro firmy,
– umiejętność wykonywania kilku zadań równolegle – bo tak naprawdę na tym polega ta praca,
– a także odporność na stres, albo chociaż umiejętność pracy pod presją czasu.
Jakie są zadania Asystentki?
Jeśli chodzi o zadania, to są one przeróżne: analiza danych, tworzenie raportów, telefoniczna i e-mailowa obsługa klienta, wysyłka poczty, kalkulacje różnego rodzaju, tworzenie prezentacji, organizacja targów, reprezentacja firmy podczas wyjazdów służbowych, budowanie bazy danych, obsługa systemu CMS, pisanie różnego rodzaju tekstów, pomoc we wszelkich zadaniach swojego pracodawcy, planowanie podróży służbowych, zamawianie biletów samolotowych oraz rezerwacja hoteli, research, tworzenie dokumentów np. umów, sprawdzanie dokumentów i wiele, wiele innych, a nawet sprawy osobiste swojego przełożonego jak np. zakup wycieczki na wyjazd wakacyjny z rodziną. Tak naprawdę lista jest nieokreślona, wszystko zależy od nas samych, a także od naszego szefa.
Czy można mieć satysfakcję z pracy jako Asystentka?
Uważam, że jest to ciężka praca. Czasem trzeba coś zrobić po godzinach, czasem pracować jeszcze w domu, czasem schować godność do kieszeni, ale w większości przypadków jest to fajna, rozwojowa i perspektywiczna praca. Asystentka musi mieć kontakt ze wszystkimi działami w firmie, bo tak naprawdę bierze udział w wykonywaniu zadań z wszelkich dziedzin, a to też jest fajne. Mamy wtedy poczucie bycia osobą „niezastąpioną”, mamy kontakt z różnymi ludźmi i wciąż uczymy się nowych rzeczy.
Asystentka, to taka osoba na wagę złota. Jak już się uda znaleźć odpowiednią osobę, to warto ją zatrzymać na dłużej. Prawda jest taka, że bycie Asystentką wcale nie zamyka nam drzwi na awans w strukturach danej firmy. A często zdarza się, że stanowisko się nie zmienia, ale pensja rośnie, bo kto inny będzie potrafił tak szybko i sprawnie załatwić wszystkie sprawy? Asystentki zarządu zarabiają nawet 10-15 tys. zł.
Pamiętajmy, żeby być dobrą Asystentką, trzeba się rozwijać, szkolić i jak najlepiej wypełniać swoje obowiązki, żeby nasz pracodawca zawsze myślał: „I co ja bym bez niej zrobił/zrobiła!”. A wtedy satysfakcja duchowa i materialna gwarantowana :).
A teraz najważniejsze.
Czy można nauczyć się jak być dobrą Asystentką?
Oczywiście, że tak. Jestem aktualnie w trakcie budowania struktury kursu, którego zadaniem będzie przygotowanie i wyuczenie pewnych rzeczy, które niezbędne są w pracy Asystentki. Zdradzę kilka motywów, o których na pewno nie przeczytacie w Internecie :). A może będzie to w formie webinaru. Jeśli jesteś osobą, która byłaby zainteresowana takim kursem, to napisz do mnie a prześlę Ci więcej szczegółów.
