Co jeszcze możemy zrobić, żeby lepiej zarządzać czasem pracy?
Dokładnie sprawdzaj swoją pracę.
To jest kluczowa czynność oszczędzająca nasz czas pracy. Zaskakujące? Może nam się wydawać, że jest wręcz przeciwnie, bo przecież musimy poświęcić dodatkowe minuty na kolejne przeczytanie raportu, e-maila itp. Ale wyobraźmy sobie konsekwencje wysłania projektu plakatu wykonanego przez grafika do druku z literówką, emaila do klienta w obcym języku, gdzie jakieś zdanie może zostać źle zrozumiane, raportu do zarządu gdzie wzięliśmy złe dane do wykresu itd. Nie wspomnę już o tym, że najemy sie niezłego wstydu i pewnie dostaniemy burę od szefa. Ale czas, jaki potem musielibyśmy poświęcić na naprawę naszych błędów może być długi. Czasem pomyłka oznaczać może rozpoczęcie pracy od nowa.
To dopiero marnowanie czasu!
Dlatego dla świętego spokoju, sprawdźmy jeszcze raz e-mail, raport, projekt czy jakąkolwiek pracę za którą odpowiadamy. Pokażmy, że jesteśmy sumiennym i dokładnym pracownikiem. A gdy już zdarzy się pomyłka, to pamiętajmy: nie popełnia błędów tylko ten, co nic nie robi.
Nie odwlekaj zadań.
Bardzo często mam doczynienia z pewnym zjawiskiem, a mianowicie jest to odkładanie w nieskończoność zadania, które jest najtrudniejsze, nieprzyjemne lub stresujące. Niestety, ale to bardzo spowalnia naszą pracę. Moja propozycja jest taka – spróbuj zacząć od takiego zadania swój dzień. Zobaczysz, że nie taki diabeł straszny i będziesz mieć to z głowy. A wtedy na spokojnie i bez stresu zajmiesz się innymi zadaniami.
Rano mamy najwięcej energii i jeszcze mamy dużą motywację, żeby doprowadzić sprawy do końca. Poza tym, w pierwszej połowie dnia jesteśmy bardziej przebojowi i skoncentrowani na naszych celach. Fajnie wychodzą w tym czasie rozmowy telefoniczne, pisanie raportów, tekstów, odpisywanie na e-maile i wszelkie zadania „umysłowe”. Natomiast w drugiej połowie dnia jesteśmy zazwyczaj już trochę zmęczeni i myślimy o zakończeniu naszego dnia pracy. W tym czasie lepiej jest zorganizować spotkania, zebrania, zaplanować kolejny dzień przy kubku kawy itp.
Z tą wiedzą możemy lepiej zaplanować nasz dzień w pracy i tak poukładać zadania, żeby te najważniejsze znalazły się raczej na początku listy zadań na dany dzień, a na drugą połowę dnia zostawmy sobie zadania spokojniejsze, nie wymagające takiego zaangażowania jak te poranne.
Mam nadzieję, że teraz łatwiej będzie Ci skończyć z klątwą odwlekania „na później”. 🙂
Nie porzucaj rozpoczętych zadań.
Kolejna klątwa, z którą mamy do czynienia w świecie biznesu to porzucanie rozpoczętych zadań. Ile razy zdarzyło nam się podejść do pracy bez planowania i zacząć robić coś, co nam wkrótce przerwano, coś nas rozproszyło lub szef przyszedł z zadaniem „na wczoraj”? Na pewno wiele razy.
Cały sęk w tym, że czasem nie przewidzimy co się może wydarzyć i ktoś nam może po prostu przerwać pracę. Ale jeśli mamy możliwość, to planujmy, planumy i jeszcze raz planujmy! Żeby nie dopuścić do sytuacji gdzie zaczniemy trzy rzeczy, żadnej nie skończymy i na koniec dnia nie mamy osiągniętego żadnego celu ani zakończonego zadania.
Jeśli odpowiednio zaplanujemy czas, zadania i cele do zrealizowania, to unikniemy takiej sytuacji. Dlatego musimy być świadomi tego, jaki chcemy cel osiągnąć i co nas do tego celu przybliży, żeby nie podejmować działań przypadkowych czy pochopnych.
Kolejne wpisy z tej serii:
Część I: Jak produktywnie zarządzać czasem?
Część III: Produktywność w pracy – jak to z nią jest?
Część IV: Oszczędność czasu pracy.
