Przydatne narzędzia w pracy biurowej, dla Wirtualnej Asystentki, freelancera itp. – cd.
4) Programy do mierzenia czasu pracy.
Programy tego typu są najbardziej przydatne Wirtualnym Asystentkom czy freelancerom, czyli tzw. wolnym strzelcom. Pracodawca zlecając zdalnie wykonanie zadania, zwłaszcza gdy rozliczenie następuje w systemie godzinowym, chce wiedzieć ile czasu de facto spędzono nad wykonaniem tegoż zadania. Każdy chciałby być uczciwie traktowany. W takich programach możemy potem wygenerować raport i przedstawić ile czasu poświęciliśmy na poszczególne zadania.
Jednakże programy tego typu śmiało mogą być stosowane nie tylko przez Wirtualne Asystentki czy freelancerów, ale po prostu przez osoby zarządzające kilkoma projektami równolegle, ale nie tylko. Sprawdzają się także w życiu codziennym. Możemy w ten sposób prześledzić ile i na jakich stronach spędzamy czasu.
A co to za programy? Przeważnie wersje premium są płatne, ale za darmo można pobrać wersję podstawową, która moim zdaniem w zupełności wystarcza. Spośród znanych mi aplikacji/programów mogę wymienić:
- Toggl,
- ATracker,
- Fanurio,
- Time Tracker,
- Time Camp.
5) Narzędzia do zabezpieczania danych i haseł.
Bardzo ważne. Nie chcielibyśmy przecież dopuścić do tego, żeby ktoś wykradł hasła naszych klientów lub jakiekolwiek inne poufne dane. Dobrą praktyką jest trzymanie wszystkiego w chmurze lub używanie programów do zabezpieczenia haseł jak np.:
- KeePass Password Safe.
Funkcjonalne są też programy do szyfrowania danych na komputerze, chroniące przed osobami postronnymi, włamywaczami, hakerami itd. Dzięki tego typu programom możemy zaszyfrować nie tylko informacje na dysku czy USB, ale nawet załączniki na koncie email. Do darmowych programów tego typu należą:
- CloudFogger,
- VeraCrypt,
- Gpg4win,
- BoxCryptor.
Są też programy dużo prostsze, polegające na ukrywaniu folderów na komputerze czy innych nośnikach danych. Foldery ukryte przy pomocy takiego programu są całkowicie nie do odnalezienia, chyba że przez tenże program. Do takich wynalazków należy np.
- WinMend Folder Hidden.
6) Notatki.
Niezbędne w pracy Wirtualnej Asystentki są także programy do tworzenia notatek i zarządzania projektami. Dzięki tym programom możemy ustalać ważność zadań, oznaczać etykietami, dodawać zdjęcia, rysunki, zachowywać istotne strony WWW, do których chcemy wracać, a nawet dzielić się informacjami w grupie, jeśli nasi współpracownicy też mają do konta dostęp. W ten sposób można się dużo łatwiej komunikować, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej lub gdy każdy z współpracowników znajduje się w innym miejscu. Oczywiście możemy także pracować w takich programach wspólnie z Klientem. Jest to świetny sposób komunikacji i bieżącej informacji na temat otwartyh projektów.
Do znanych mi programów tego typu należą:
- Evernote,
- Trello,
- Asana.
Jest dużo tego typu programów i aplikacji, o których jeszcze będę pisać. Zachęcam do komentowania. Na pewno znacie też inne – warte wspomnienia. Piszcie śmiało!
Pierwsza część tematu:
