Przydatne narzędzia w pracy Wirtualnej Asystentki i freelancera.
1) Programy do wystawiania faktur i prowadzenia księgowości.
Jeśli pracujemy jako Wirtualna Asystentka lub freelancer, czy mamy innego typu działalność gospodarczą, gdzie musimy wystawiać faktury, to potrzebujemy jakiegoś narzędzia do wystawianiu dokumentów sprzedaży. Sama bawiłam się w „papierologię”, dopóki nie postanowiłam sprawdzić jednego z takich programów. Jak zobaczyłam jakie to proste i przyjemne, to już nie wyobrażam sobie pracować inaczej.
Są programy, które ściąga się na swój komputer, ale i takie działające online (w tzw. „chmurze”). Wydaje mi się, że opcja nr 2 jest lepsza z tego względu, że w razie jakichkolwiek problemów z komputerem, możemy utracić wszystkie dokumenty. Natomiast jeśli przechowujemy je „w chmurze” – najprawdopodobniej nic się z nimi nie wydarzy. Aczkolwiek tak czy inaczej zalecam system podwójnej ochrony – czyli korzystanie z programu online, ale także przechowywanie faktur na komputerze.
Oczywiście wśród programów tego typu mamy zarówno płatne jak i darmowe opcje. Do darmowych programów online należy np. ifirma.pl. Osobiście używam tego narzędzia i uważam, że jest to program bardzo fajny, intuicyjny, można dodać kontrahentów do listy i potem tylko wybieramy po nazwie, a dane uzupełniane są automatycznie. Co więcej, wystarczy że podamy NIP firmy, a pozostałe dane możemy pobrać automatycznie lub wprowadzić ręcznie. Faktury są łatwe w modyfikacji, łatwo się je wystawia i wyglądają profesjonalnie. Ponadto widzimy czy płatność jest przeterminowana, możemy wystawić zestawienie na koniec miesiąca itd.
2) Program „Pocket”.
Na pewno bardzo często macie tak, że przeglądacie Internet i coś fajnego trafiacie – jakiś artykuł, ważna i przydatna informacja czy filmik, ale nie macie w danym momencie czasu, żeby to dokładnie przejrzeć. Co więc robimy w takim przypadku? Najczęściej zapisujemy na pasku przeglądarki albo w ulubionych z myślą, żeby do tego jeszcze wrócić.
Ale wiecie co? Podobno większość osób zapomina o tym i już do tego nie wraca. I tu pojawia się fajna aplikacja – Pocket. W jednym miejscu możemy zebrać materiały z różnych źródeł i wrócić do nich wtedy, kiedy mamy na to czas i chęci. Szczególnie przydatne rozwiązanie w pracy, gdy musimy gromadzić dane z różnych źródeł do późniejszego wykorzystania np. podczas researchu na zadany przez Klienta temat. Często mam takie zadania jako Wirtualna Asystentka.
Co więcej, program ten umożliwia synchronizację materiałów z różnych urządzeń: komputera, smartfona czy też tabletu. Program w oparciu o dodawane przez nas treści, potrafi zaproponować artykuły, które mogą nas zainteresować.
Twórcy narzędzia chwalą się, że aplikacja jest bardzo wygodna w użytkowaniu, można kategoryzować informacje poprzez tzw. tagi, szybko dodawać i usuwać materiały, oznaczać treści jako przeczytane, a nawet skorzystać z syntezatora mowy, który przeczyta dla nas wybrany artykuł.
Program jest darmowy i w języku polskim. Oby więcej takich fajnych rozwiązań pojawiało się na naszym rynku. Ale ma też dodatkowe opcje, które zarezerwowane są dla wersji premium- czyli płatnej.
3) Narzędzie korektorskie „LanguageTool”.
Ostatnie moje odkrycie – narzędzie korektorskie LanguageTool. Twór ten jest dostępny online tutaj, całkowicie za darmo, w języku polskim oraz 25 innych językach.
Narzędzie szczególnie przydatne copywriterom, ale nie tylko, bo w pracy Wirtualnej Asystentki także bardzo się sprawdza. Ile razy piszemy coś w notatniku a potem tylko kopiuj–>wklej np. do e-maila i klikamy wyślij. I nagle…o nie! Nie sprawdziłam pisowni. Wracamy do e-maila, a tam mnóstwo błędów typu literówka, brak przecinka itd.
Pomijam już fakt, że treść pozbawiona znaków interpunkcyjnych może zostać opacznie zinterpretowana, ale jest to p prostu widziane jako nieprofesjonalne. Dużo traci się w oczach odbiorcy pisząc byle jak. Za to pisząc poprawnie i z dbałością o brak powtórzeń, różnorodność słów, odpowiednią interpunkcję, ortografię i gramatykę – budujemy w oczach odbiorcy swój pozytywny wizerunek – osoby zorganizowanej, pewnej siebie i inteligentnej.
I tu przychodzi z pomocą narzędzie LanguageTool. Program potrafi wskazać nie tylko błędy ortograficzne, ale także brak przecinków, powtórzenia słów, błędy fonetyczne, frazeologiczne, gramatyczne i wiele innych.
Myślę, że takie narzędzie jest przydatne wielu osobom, nie tylko Wirtualnym Asystentkom czy freelancerom.
Dajcie znać czy przypadł wam do gustu! A może znacie jeszcze inne programy tego typu, które warto polecić? Koniecznie dajcie znać i odwiedzajcie mojego bloga, bo takich wpisów będzie duuużo więcej 🙂
Jeśli jesteś Wirtualną Asystentką lub freelancerem albo po prostu pracujesz w biurze, to może zaciekawi Cię seria na temat zarządzania czasem pracy? Polecam wpisy:
Jak produktywnie zarządzać czasem?
Zarządzanie czasem w pracy – ciąg dalszy.
