Co możemy zrobić aby zaoszczędzić czas?
Delegowanie zadań.
To jeden ze sposobów na oszczędność czasu. Jeśli jesteście taką osobą jak ja – czyli Wirtualną Asystentką, która chce wszystko zrobić sama, to macie na pewno problem z delegowaniem zadań. Ja już się tego uczę, ale wiem jak jest ciężko zawierzyć drugiej osobie, że będzie o wszystkim pamiętać tak jak my, że wykona zadnaie na czas, że tak jak my – przejmie się zadaniem.
Ale faktem jest, że to bardzo usprawni naszą pracę. Wiadomo – dzień ma tylko 24h. Niestety! I bardzo często brakuje nam czasu na zrobienie wszystkiego, co sobie założyliśmy. Delegowanie zadań jest dobrym pomysłem na to, żeby teoretycznie ten czas wydłużyć. Bo nasze 8h + 8h osoby, której delegujemy zadania, to już 16h fantastycznej pracy nad powierzonym projektem :). O ile więcej można zrobić w tym czasie!
Ponadto, delegując niektóre zadania, możemy poświęcić się innym, które nas bardziej ciekawią lub po prostu są ważniejsze w danym momencie. Tak więc nie bójmy się i delegujmy zadania, a za jakiś czas sami zobaczycie, że pomyślicie: „Dlaczego nie zrobiłam/em tego wcześniej?!”.
Śpiesz się powoli.
Czy to też sposób na oszczędność czasu pracy? Może to zabrzmi dziwnie, ale tak. Śpiesz się powoli! Zazwyczaj mówimy tak w sytuacjach niezwiązanych z pracą, ale myślę, że śmiało możemy zastosować to powiedzenie także w stosunku do czasu wykonywanej przez nas pracy.
Wiem, że zazwyczaj mamy do zrobienia wiele rzeczy, które szef chce na już, a mamy jeszcze zadania „na wczoraj” – i jak tu pracować wolno? A no normalnie. Sama mam takie dylematy na co dzień, gdyż praca Wirtualnej Asystentki jest dość wymagająca. Ale, jak wiadomo – albo coś będzie zrobione szybko, albo dobrze. Nie da się tak i tak. Oczywiście nie mam tu na myśli grzebania się z pracą, robienia przerw itd. Wiadomo, zróbmy co trzeba jak najszybciej, ale zawsze sprawdzajmy swoją pracę i zastanówmy się dwa razy zanim coś wyślemy czy napiszemy. Już pisałam o tym we wcześniejszych wpisach, ale powtórzę jeszcze raz – sprawdzanie naszej pracy nie wydłuża czasu, tylko go nam zaoszczędza. Na tym polega zarządzanie czasem pracy – aby oszczędzać nasz czas, trzeba mieć szersze spojrzenie i z góry zakladać najgorszy scenariusz. Bo w przeciwnym przypadku czeka nas nierzadko praca od nowa, poprawianie błędów i odkręcanie źle wysłanego emaila. Czyli skutkiem jest strata tak cennego dla wszystkich – czasu.
Myślę, że każdy szef powinien to rozumieć i w granicach rozsądku egzekwować. Nie bójmy się delikatnie – jeszcze raz powtórzę – DELIKATNIE mu o tym przypomnieć w razie potrzeby. Nasza praca tylko zyska na jakości.
Programy do mierzenia czasu pracy.
Będziecie zaskoczeni, jeśli nigdy nie mieliście z tym do czynienia. Ale są firmy, które instalują pracownikom tego typu programy na komputerach, żeby motywować ich do pracy, ale także sprawdzać ile faktycznie spędzają czasu w pracy, a nie na facebooku. Od razu chę tu zaznaczyć, że jestem przeciwniczką tego typu rozwiązań w firmach. To bardzo stresuje pracownika i na pewno nie buduje wzajemnego zaufania. Dla osób mało odpornych na stres, jest to rozwiązanie, które de facto zadziała wręcz odwrotnie. Przedłuża czas spędzany na każdym zadaniu i wprowadza niezdrową atmosferę „wyścigu szczurów”.
Ale żeby tak źle nie mówić o tego typu programach i aplikacjach – chcę także zaznaczyć, że są plusy tego typu rozwiązań. Bardzo dobrze sprawdzają się w przypadku pracy wykonywanej zdalnie jak Wirtualna Asystentka, freelancerów, czyli tzw. wolnych strzelców, a także osób zarządzających kilkoma projektami równolegle. Sprawdzają się także w życiu codziennym. Możemy w ten sposób sprawdzić na przykład ile czasu i na jakich stronach spędzamy.
Jakie to programy? Przeważnie wersje premium są płatne, a za darmo można pobrać wersję podstawową. Spośród znanych mi programów i aplikacji tego typu mogę wymienić:
Toggl,
ATracker,
Fanurio,
Time Tracker,
Time Camp.
Ja korzystam z Toggl i śmiało mogę polecić ten program.
Czy wy korzystacie z tego typu aplikacji? Może macie doświadczenie z innymi, których tu nie wymieniłam. Może macie jeszcze inne pomysły na oszczędność czasu pracy? Podzielcie się swoją opinią!
Poprzednie części serii o „Jak produktywnie zarządzać czasem w pracy”:
Część I: Jak produktywnie zarządzać czasem?
Część II: Ciąg dalszy porad w temacie zarządzania czasem pracy.
Część III: Produktywność w pracy – jak to z nią jest?
