Produktywność w pracy – jak to z nią jest? Dalszy ciąg serii o zarządzaniu czasem pracy.
Segregacja dokumentów i plików na komputerze.
W pracy Wirtualnej Asystentki jest to na pewno bardzo ważna sprawa. Chyba nie muszę pisać o tym, jak wiele czasu nam zaoszczędzi porządek na dysku. Ważne jest, abyśmy na bieżąco monitorowali zawartość naszego komputera. Najlepiej, jeśli od razu przyporządkujemy danemu plikowi odpowiednie miejsce na dysku, folder i odpowiednią nazwę. To też zwiększa produktywność naszej pracy.
Bardzo dobrą praktyką jest dodawanie w nazwie daty powstania pliku. Wtedy dokładnie bedziemy wiedzieli, który plik był pierwszy, a który jest najaktualniejszy. Jeśli nazwiemy plik np. zdjęcie_nowe, kolejną wersję zdjęcie_najnowsze, kolejną: zdjęcie_data itd. to za pół roku już nie będziemy pamiętać, która wersja była tą ostatnią i czego zdjęcie dotyczy. Oczywiście możemy sprawdzić w właściwościach i w ogóle, ale po co przysparzać sobie pracy. To samo z nazywaniem plików. Zapomnijmy o tym i po prostu wpisujmy daty.
Od razu po ściągnięciu pliku albo po utworzeniu nowego – opatrzmy go odpowiednia nazwą, datą i wrzućmy w odpowiedni folder. Przyznaję, że nie zawsze robię tak od razu. Czasem dopiero po jakimś czasie, ale zazwyczaj tego żałuję, bo potem szukam pliku godzinę na komputerze. A to dlatego, że zwyczajnie nie pamiętam już jego nazwy ani kiedy go utworzyłam czy ściągnęłam. I zawsze wtedy myślę: „I po co mi to było?!”.
Dlatego zachęcam do pilnowania porządku na naszych komputerach i to nie tylko tych w pracy 🙂
Pożeracze czasu i robienie zbyt częstych przerw.
To są podstawowi wrogowie produktywności w pracy i to nie tylko Wirtualnej Asystentki. Jak sama nazwa wskazuje, pożeracze czasu są to wszelkie czynniki rozpraszające naszą uwagę i odciągające nas od pracy. Wiadomo, że czasem potrzebna jest przerwa. Ale kiedy co 15 minut coś wymyślamy: a to kawa, a to herbata, a to facebook, a to poukładam na biurku itd., to za wiele nie zrobimy.
Poza tym, za każdym razem gdy oderwiemy się od jakiegoś zadania, to potem potrzebujemy chwili skupienia, żeby na nowo w nie „wejść”. Nawet, jeśli przerwa trwa 5 minut, nasz mózg przełącza się już na inną czynnośc i rozprasza się cała uwaga, którą tak pilnie utrzymywaliśmy. Ostatecznie jesteśmy bardziej zmęczeni niż normalnie, ale co ważniejsze, wykonaliśmy znacznie mniej niż zrobilibyśmy przy dłuższym skupieniu.
Czyli znowu marnujemy czas.
Oczywiście, nie zrozumcie mnie źle. Przerwa też jest potrzebna, żeby odswieżyć myślenie, czyli po prostu dotlenić mózg. Najlepiej wtedy wyjść na zewnątrz (jeśli mamy taką możliwość) lub chociaż przewietrzyć pomieszczenie. Taka przerwa raz na jakiś dłuższy czas jest nawet bardzo wskazana. Bo z kolei jak za długo siedzimy nad jednym zadaniem to nasz mózg staje się przemęczony i po prostu zaczynamy robić błędy. Zwróćcie uwagę, jak np. po przerwie wracacie do przerwanego zadania i sprawdzacie swoją pracę – zawsze znajdziecie jakieś błędy, powtórki itp.
A zatem – umiar. Jak we wszystkim – starajmy się zachować umiar.
Refleksje po weekendzie i notatki robione na bieżąco.
Coś co nie jest takie oczywiste – to robienie sobie notatek w każdym momencie, kiedy coś wpadnie nam do głowy. Bardzo często jakieś wydarzenie, spotkana osoba, zasłyszana rozmowa sprawiają, że pojawia się w naszym umyśle jakiś pomysł, złota myśl. Niestety po jakimś czasie, gdy chcemy sobie to przypomnieć i zapisać, okazuje się, że wszystko się zatarło w pamięci i już sami nie wiemy co tak na prawdę mieliśmy na myśli. Ja jako Wirtualna Asystentka robię notatki zawsze, kiedy coś może mi się przydać, a także kiedy na coś „wpadnę”. W mojej torbie zawsze znajdzie się notes i długopis :).
By nie przeoczyć takich ważnych sytuacji, zainstalujmy sobie na telefonie program do notatek lub miejmy przy sobie jakiś notesik z długopisem, żeby od razu na świeżo zapisać to, co pojawiło się w naszej głowie. Czasem w najmniej odpowiednim momencie przypomni nam się o niezapłaconym rachunku, czy niewysłanym e-mailu. Jak sobie zapiszemy nawet zwykłe przypomnienie w telefonie, to zawsze będziemy pewni, że trzymamy rękę na pulsie.
A pamiętajcie, że najlepsze pomysły przychodzą znienacka i w bardzo dziwnych momentach dnia (a czasem nocy). Dlatego warto sobie wyrobić nawyk zapisywania wszystkiego, żeby przypadkiem jakaś złota myśl (np. nowy pomysł na biznes) nam nie umknęła :).
Jak inaczej możemy zwiększyć produktywność w pracy? Poniżej linki do poprzednich części tego wpisu:
Jak produktywnie zarządzać czasem?
