Zarządzanie czasem – jak to robić?
Jako Asystentka musiałam opracować strategię, aby móc realizować cały wachlarz zadań w wyznaczonym czasie. Muszę produktywnie zarządzać czasem swojej pracy. Myślę, że doskonale opanowałam pewne techniki i postanowiłam się nimi podzielić. Dlatego powstała seria pod tytułem „Jak produktywnie zarządzać swoim czasem”. W części pierwszej zdradzam pokrótce 3 tajniki. Serię będę sukcesywnie powiększać o nowe strategie, dlatego zachęcam do odwiedzin na moim blogu!
Po pierwsze – Priorytetyzacja zadań.
Kluczowy element produktywnego zarządzania czasem. Powinno się zaczynać lub kończyć każdy dzień układając sobie plan działań wg ich ważności. Jedni mówią, żeby robić to przed pójściem spać, żeby oczyścić umysł i spać spokojnie. Ja jednak uważam, że najlepiej jest priorytetyzować zadania i układać plan na dany dzień – rano. Po przebudzeniu mamy świeży umysł i najjaśniej myślimy. Dzięki temu na pewno przypiszemy odpowiednią ważność danemu zadaniu i mając gotowy plan – ruszymy do działania z większą motywacją.
O czym należy pamiętać, to żeby nie zaniedbywać tego zadania. To dzięki planowaniu i codziennej aktualizacji listy zadań jesteśmy na bieżąco i na maksa wykorzystamy swój czas i potencjał w sposób najbardziej produktywny. Zapobiegniemy jednocześnie marnotrawieniu czasu na zadania, które mogłyby zostać wykonane później i nie dopuścimy do katastrofy nie wykonania zadania, które było bardzo ważne, ale zabrakło nam czasu na jego wykonanie.
Jednym zdaniem – oszczędzamy swój cenny czas i zawsze dotrzymujemy terminów! Nie musimy nic robić „na wczoraj” bo zaplanowaliśmy sobie wszystko wcześniej i wykonaliśmy w odpowiednim czasie. A zatem – mniej stresu!
Po drugie – Notatki.
Chcesz dobrze zarządzać czasem? Rób notatki! Mam tu na myśli notatki z wszelkich spraw do załatwienia, czy to domowych, czy służbowych. Można robić je ręcznie w notatniku lub w telefonie, albo też przy użyciu specjalnych programów jak Trello (o którym pisałam na moim fanpage). Pozwala to na aktualizację notatek w dowolnym momencie w ciągu dnia.
W natłoku codziennych spraw bardzo łatwo przeoczyć coś, co jest bardzo ważne i powinniśmy to załatwić do konkretnego dnia, żeby uniknąć kary bądź innych konsekwencji. Często też wieczorem mamy gonitwę myśli: „O! miałam/miałem to zrobić dziś! O nie! Jutro już nie będzie kiedy!” i wstajemy żeby wykonać zaległe zadanie zamiast położyć się na zasłużony wypoczynek. A zapisywanie wszelkich spraw „do załatwienia” zapobiega tego typu sytuacjom, redukuje stres (i tak mamy go wystarczająco dużo) i pomaga dopilnować zadań.
Codziennie na bieżąco powinniśmy taką listę aktualizować i oznaczać zadania wykonane. To też daje odpoczynek psychiczny i poczucie że coś osiągnęliśmy danego dnia, gdy widzimy skreślone zadania.
Bardzo ważne w robieniu notatek jest ustalanie dat i to z kilkudniowym wyprzedzeniem, tak żebyśmy w razie czego mieli zapas czasu. Daty musimy ustalać realnie, jeśli wiemy że coś może być trudne do wykonania, to nie próbujmy pokazać jacy jesteśmy produktywni ustalając termin nie do wykonania, musimy mieć zapas w razie gdyby coś poszło nie po naszej myśli. Kolejna kwestia – etykietowanie zadań: pilne, ważne, na wczoraj, na spokojnie itp. Opisujemy według naszego własnego stylu, ale tak żebyśmy łatwo mogli od razu wyłapać zadania do wykonania najpilniej. Używajmy etykiet w programach online lub zwykłych karteczek, kolorowych pisaków itp. I aktualizujmy status zadań codziennie. Niby proste, ale czy na pewno tak robimy w życiu codziennym? Pewnie nie, a warto! Zachęcam do robienia notatek bo to pozwala gospodarować czasem i zmniejsza stres.
Po trzecie – Dopilnowywanie spraw.
Jak jeszcze możemy polepszyć naszą umiejętność zarządzania czasem?
Bardzo często wysyłamy do kogoś e-mail i czekamy na odpowiedź, która nie przychodzi. I myślimy sobie: „Co jest? Przecież powinna już być odpowiedź… Hmm, może jednak nie są zainteresowani? Czemu tak długo to trwa?” itd.
A powodów może być wiele:
– wiadomość nie dotarła, bo leży w spamie,
– może zaginęła w ogromnej ilości e-maili, które przychodzą na skrzynkę,
– być może dostała je osoba, która nie jest zorganizowana i po prostu zapomniała przekazać ją odpowiedniej osobie,
– możliwe że wiadomość została przekazana, ale zapomniana w natłoku innych wiadomości, informacji, spraw do załatwienia.
Dlatego musimy dopilnowywać naszych interesów i po prostu wysłać kolejny e-mail z grzecznym przypomnienie o sobie lub złapać za telefon i zadzwonić. To nie jest narzucanie się. Email może mieć dosłownie jedno zdanie: że pragniemy przypomnieć o sobie i tyle. Ale jednocześnie nie bójmy się kontaktu telefonicznego, czasem po prostu tak jest szybciej.
Często spotykam się z tym, że ktoś ma pilną sprawę do załatwienia, ale kontaktuje się drogą e-mailową – bo tak jest bezpieczniej, mniej inwazyjnie. Ale niestety trzeba się wtedy liczyć z tym, że możemy nie załatwić naszej pilnej sprawy w wyznaczonym terminie. Dlatego powtórzę jeszcze raz – kontakt telefoniczny jest kluczowy w takich sytuacjach.
I na koniec – pamiętajmy, że nikt lepiej nie zadba o nasze sprawy jak my sami, więc nawet jeśli mamy pracowników, którzy za nas pewne rzeczy robią, to i tak musimy pamiętać i upewniać się, że wszystko jest załatwione w odpowiednim czasie. To klucz do tego, aby produktywnie zarządzać czasem.
Kolejne porady i techniki znajdują się w kolejnych częściach wpisu:
Część II: Ciąg dalszy porad w temacie zarządzania czasem pracy.
Część III: Produktywność w pracy – jak to z nią jest?
Część IV: Oszczędność czasu pracy.
