Znasz to uczucie, gdy widzisz powiadomienie od klienta w sobotę wieczorem? Serce na moment podchodzi Ci do gardła, a w głowie kołacze się myśl: „Muszę odpisać, bo inaczej pomyśli, że jestem nieprofesjonalna albo mi podziękuje za współpracę”. Nawet, jak zdasz sobie sprawę, że nie musisz od razu odpisać, to jednak, czujesz stres i wiadomo, że nie wytrzymasz do poniedziałku.
Ale bycie Wirtualną Asystentką to biznes, jak każdy inny. Pamiętaj, że nie jesteś superbohaterką, tylko człowiekiem i masz prawo do wolnych weekendów, popołudnia z rodziną i nie powinnaś mieć z tego tytułu wyrzutów sumienia. Nie szanowanie własnych granic prowadzi prosto do wypalenia zawodowego i chorób wynikających z chronicznego stresu, a także depresji.
Syndrom „miłej dziewczyny” w biznesie
Skąd bierze się strach przed odmową? Od lat pokutuje przekonanie, że jeśli nie jesteś na każde skinienie to znaczy, że Ci nie zależy, że nie utożsamiasz się z biznesem klienta. Boimy się, że klient poszuka sobie kogoś innego. Z tyłu głowy jeszcze tli się lęk, że jeśli stracimy tego klienta, to zaburzy to naszą płynność finansową. Ale prawda jest zgoła odmienna. Choć wiem, że jeśli należysz do tych osób, które obawiają się nie wykonać pracy dla klienta np. w weekend, to zapewne ciężko Ci będzie uwierzyć w to, co teraz napiszę.
Już na początku współpracy trzeba powiedzieć, a nawet zapisać w umowie, w jakich godzinach będziesz pracować. I otwarcie powiedzieć, że np. masz dzieci i w weekendy jesteś wycięta z obowiązków służbowych, bo nie masz na to przestrzeni. I tyle. Krótka informacja, nie musisz się tłumaczyć. Potem oczywiście będą próby „sprawdzania”, czy aby na pewno to są sztywne granice. I jeśli masz ochotę, czas i czujesz, że to dla Ciebie ok, to oczywiście – zrób to, o co prosi klient. Ale jeśli nie chcesz, nie możesz, takie są Twoje granice i zasady, to daj mu znać, że zajmiesz się tym od razu w poniedziałek rano, jak tylko zaczniesz pracę. I uwierz, że to jest ok. Świat się nie zawali, a Ty pokażesz, że te granice, które wyznaczyłaś – określiłaś nie bez powodu. A klientowi tak naprawdę zależy na tym, żeby wiedzieć kiedy zadanie będzie wykonane. Jeśli dasz znać kiedy możesz zrobić to, o co prosi, będzie miał najważniejszą informację i to nie będzie rażące zaniedbanie z Twojej strony.
Przez tyle lat, jak pracuję z wieloma klientami i biznesami myślałam właśnie w ten sposób, że jak odmówię to co on/ona sobie pomyśli? Że przecież wybierze kogoś innego itp. Ale to nie prawda. W biznesie – osoby, które potrafią stawiać granice i mają swoje „świętości” są postrzegane jako bardzo profesjonalne i godne zaufania. A dla klienta ważna jest informacja zwrotna z rzeczywistą datą wykonania zadania. A nie to, by wykonać to w tym momencie jak do Ciebie napisał/napisała.
Dlaczego klienci testują granice?
Zazwyczaj nie wynika to z ich złej woli. W większości przypadków wynika to z braku określenia jasnych ram współpracy, więc próbują. Często WA wykonują zadania dodatkowo, po pracy etatowej, w weekendy. Dlatego warto to ustalić na początku, aby była jasność – czy taki system pracy wam obojgu odpowiada.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, że coś nie może poczekać i jest to coś super ważnego, wtedy raczej polecam wykonać zadanie i pomóc, bo to buduje zaufanie na lata.
No to konkretnie – jak stawiać granice bez poczucia winy?
- Zamiast mówić „nie mogę”, powiedz „zajmę się tym w poniedziałek z samego rana” (o ile rzeczywiście do tego usiądziesz w tym czasie, jeśli nie, zastanów się kiedy realnie możesz to wykonać i napisz rzetelnie).
- Wprowadzenie zasad współpracy wdrożeniowej (onboarding) – klient musi poznać Twoje zasady gry pierwszego dnia.
- Ja mam osobny telefon do spraw służbowych, bo przyszedł taki moment, że było to najlepsze co mogłam zrobić dla własnego zdrowia psychicznego 😀 Jak kończę pracę, to zostawiam go w biurze (osobnym pokoju w mieszkaniu). Czasem tylko zerknę, żeby sprawdzić, jeśli na coś czekam, albo czy właśnie nie ma jakiejś awarii itp. To, co nie wymaga natychmiastowej interwencji czeka do kolejnego dnia roboczego.
- Można zastosować pewien trick. Możesz zagrać, że masz swoją asystentkę i to ona będzie odpowiadać asertywnie. To na serio działa. Takie Twoje alter ego.
- Inny przykład to ustawienie autorespondera na poczcie lub poczty głosowej na telefonie, w których będziesz informować o godzinach pracy.
Pamiętaj proszę, że Twoje zdrowie psychiczne jest najważniejsze. Też potrzebujesz odpoczynku i czasu dla siebie. Czasem lepiej puścić wolno toksycznego, nieszanującego Twoich zasad klienta, niż tracić zdrowie i spokój każdego dnia.
Trzymaj się ciepło.
Karolina
